Regulamin Systemu Zarządzania Konferencjami

§ 1. Postanowienia ogólne

• Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z Systemu Zarządzania Konferencjami (dalej: SZK) działającego w ramach infrastruktury informatycznej Uniwersytetu.
• Korzystanie z SZK jest równoznaczne z akceptacją wszystkich postanowień niniejszego regulaminu.

§ 2. Zasady dodawania treści

• Osoba dodająca konferencję do systemu zobowiązuje się, że wszelkie zamieszczane przez nią treści oraz grafiki są zgodne z obowiązującym prawem oraz wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi na Uniwersytecie.
• Komitet organizacyjny konferencji ponosi pełną odpowiedzialność za publikowane treści, ich zgodność z prawem autorskim oraz za ewentualne naruszenia praw osób trzecich.
• Treści publikowane w SZK powinny być zgodne z misją Uniwersytetu, zasadami etyki akademickiej oraz nie mogą zawierać treści dyskryminujących, obraźliwych, wulgarnych lub naruszających dobra osobiste.

§ 3. Zasady dodawania grafik i rozpowszechniania wizerunku

• Wszystkie grafiki oraz zdjęcia publikowane w systemie muszą być zgodne z prawem autorskim. Osoba dodająca grafiki zobowiązuje się posiadać stosowne licencje lub zgodę autora na ich użycie.
• Publikacja grafik lub zdjęć przedstawiających osoby fizyczne wymaga uzyskania ich wyraźnej zgody na rozpowszechnianie wizerunku zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Uniwersytet nie ponosi odpowiedzialności za naruszenia prawa wynikające z bezprawnego użycia grafik przez użytkowników systemu.

§ 4. Ochrona danych osobowych (RODO)

• Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO oraz polityką prywatności obowiązującą na Uniwersytecie.
• Komitet organizacyjny konferencji zobowiązuje się zapewnić poufność oraz bezpieczeństwo danych uczestników konferencji, ograniczając dostęp do tych danych jedynie do osób uprawnionych.
• Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wglądu, poprawiania, ograniczenia przetwarzania oraz żądania usunięcia swoich danych zgodnie z polityką prywatności Uniwersytetu.

§ 5. System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI)

• Użytkownicy SZK zobowiązują się przestrzegać zasad bezpieczeństwa określonych w ramach Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji Uniwersytetu.
• Zabronione jest podejmowanie działań mogących narazić SZK na utratę bezpieczeństwa informacji, w tym ujawnianie danych dostępowych osobom nieupoważnionym.
• Każde zauważone naruszenie bezpieczeństwa informacji należy niezwłocznie zgłosić administratorowi systemu.

§ 6. Postanowienia końcowe

• Uniwersytet zastrzega sobie prawo do odmowy publikacji lub usunięcia treści naruszających niniejszy regulamin, przepisy prawa lub wewnętrzne regulacje uczelni.
• Wszelkie spory wynikające z korzystania z SZK będą rozstrzygane zgodnie z wewnętrznymi procedurami obowiązującymi na Uniwersytecie.
• Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji w systemie.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w „Systemie obsługi konferencji” przez Uniwersytet w Siedlcach, z siedzibą przy ul. Konarskiego 2, 08-110 Siedlce i przyjmuję do wiadomości, że moje dane osobowe: imię, nazwisko, adres e-mail, data dołączenia, status aktywności, uprawnienia administracyjne, numer telefonu (opcjonalnie), afiliacja (opcjonalnie, tytuł/stanowisko, kraj, dyscyplina naukowa (opcjonalnie), biogram (opcjonalnie), numer ORCID (opcjonalnie), zdjęcia profilowe (opcjonalnie, alternatywny tekst zdjęcia, ustawienia prywatności, widoczność w wyszukiwarce, specjalne potrzeby (np. przy wyżywieniu, zakwaterowaniu) itp.

Dodatkowo zgoda na:

Wyrażam zgodę na moje dane na temat aktywności w systemie obsługi konferencja, takie jak - logi, data i czas, akcja.

Wyrażam zgodę na dane związane z rejestracją udziału w konferencji, w tym forma udziału, rola członkowska w konferencji, tytuł stanowisko zajmowane w konferencji, dane związane z rejestracją na panelu oraz zgłaszanie paneli itp.

Wyrażam zgodę, na dane związane z użytkowaniem strony i sposobu jej użytkowania, dane dotyczące płatności, w tym dane wymagane do wystawiania faktur, dane numeru konta, status płatności (zapłacono/nie zapłacono),

Wyrażam zgodę na wszelkie dane udostępnione w formie załączonych obrazów, plików, tekstów.

Wyrażam zgodę na dane dotyczące zgód, zakresu zgód, daty.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet w Siedlcach, mojego wizerunku, imienia i nazwiska oraz głosu utrwalonego w nagraniu filmu w związku z udziałem w konferencjach. Zgodnie z art. 81 ust. 1 z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1191 z późn. zm.) oraz w art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych dalej jako RODO) (Dz.U.UE. L 119 z 4 maja 2016 r. str. 1) wrażam zgodę na: nieodpłatne, nieograniczone w czasie, nieograniczone co do terytorium (w szczególności w Internecie - na stronie internetowej oraz kanale YouTube administratora, Facebooku itp.), wielokrotne rozpowszechnianie przez administratora wizerunku oraz głosu zawartego w filmie w celu promocji działalności informacyjno-edukacyjnej administratora.

Oświadczam, że mam świadomość, iż podanie danych jest dobrowolne oraz że zgoda może być cofnięta w każdym czasie. Zapoznałam/em się z treścią obowiązku informacyjnego, w tym z informacją o celu i sposobach przetwarzania danych osobowych oraz prawie dostępu do treści swoich danych i prawie ich poprawiania.

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Dane osobowe uczestników Systemu Obsługi Konferencji podlegają ochronie zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych. W związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet w Siedlcach, reprezentowany przez Rektora, z siedzibą przy ul. Konarskiego 2, 08-110 Siedlce; Z administratorem można kontaktować się listownie na w/w adres lub poczta e-mail: konferencje@uws.edu.pl.

2. Prawidłowość przetwarzania danych osobowych nadzoruje Inspektor Ochrony Danych z którym można skontaktować się listownie (IOD, ul. Konarskiego 2, 08-110 Siedlce) lub za pośrednictwem adresu e-mail: iod@uws.edu.pl. Do Inspektora Ochrony Danych należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania Państwa danych przez Uniwersytet w Siedlcach, w tym realizacji Pani/Pana praw;

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu:

   • rejestracji w Systemie Obsługi Konferencji, zgłoszenia uczestnictwa w wydarzeniu, przydziału do odpowiednich paneli tematycznych, a także w celach związanych z organizacją i obsługą procesu udziału w konferencji, przetwarzaniu zgłoszeń i prowadzeniu korespondencji organizacyjnej, dostarczenia wybranych materiałów po wydarzeniu - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest wykonanie umowy, której przedmiotem jest udział w Systemie Obsługi Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   • zachowanie środków bezpieczeństwa związanych z uczestniczeniem w Systemie Obsługi Konferencji – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. W takim przypadku prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie bezpieczeństwa w „systemie obsługi konferencji” (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   • nawiązania kontaktu z uczestnikami systemu obsługi konferencji – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora. W takim przypadku prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest kontakt z uczestnikami Systemu Obsługi Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   • prowadzenie statystyk i raportów oraz archiwizacja na potrzeby wewnętrzne Administratora związane z liczbą uczestników systemu obsługi konferencji - podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest prowadzenie statystyk i raportów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   • dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z systemem obsługi konferencji – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w tym przypadku możliwość ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   • Pani/Pana dane osobowe pozyskane w związku z rejestracją w systemie obsługi konferencji poprzez formularz kontaktowy są równoznaczne z wyrażeniem zgody na komunikację mailową i telefoniczną pod adres i telefon podany przy rejestracji czy formularz kontaktowy, są przetwarzane w celu: utrzymania kontaktu i odpowiedzi na skierowane pismo/wniosek/zapytanie/żądanie – na podstawie Pani/Pana zgody wyrażonej poprzez podanie danych w treści pisma/wniosku/zapytania/żądania (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

4. Podane dane nie będą podlegały udostępnieniu podmiotom trzecim. Odbiorcami danych będą tylko instytucje upoważnione na mocy prawa (sądy, policja); Dostęp do danych osobowych będą posiadać pracownicy administratora, którzy muszą przetwarzać dane osobowe w związku z realizacją obowiązków służbowych. Odbiorcami danych osobowych mogą być także podmioty, którym administrator na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zleci wykonanie określonych czynności, z którymi wiąże się konieczność przetwarzania danych osobowych.

5. Podane przez Panią/Pana dane osobowe przetwarzane będą w „systemie obsługi konferencji” przez cały czas kiedy Pani/Pan będzie posiadała konto użytkownika. W przypadku kiedy Pani/Pan zdecyduję się na usunąć konta, dane zostaną zanonimizowane na potrzeby archiwizacji.

6. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu rejestracji w systemie obsługi konferencji. Natomiast podanie danych kontaktowych, tj. numeru telefonu nie jest niezbędne, ale umożliwi kontakt z Panią/Panem.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo:

   • żądania dostępu do danych osobowych dotyczących Pani/Pana, w tym informacji na temat ich przetwarzania (art. 15 RODO);
   • sprostowania lub uzupełnienia danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO);
   • żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianą/zapomnianym), w przypadku, gdy nie ma podstaw do ich przetwarzania lub wycofano zgodę na ich przetwarzanie (art. 17 RODO);
   • żądania ograniczenia przetwarzania w przypadku, gdy są one nieprawidłowe, niepotrzebne, przetwarzane bez podstawy prawnej lub złożono sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu administratora (art. 18 RODO);
   • otrzymania i przeniesienia danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, w przypadku danych dostarczonych administratorowi i przetwarzanych na podstawie zgody (art. 20 RODO);
   • macie Państwo prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych opartego na podstawie wskazanej w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w tym profilowania na podstawie tego przepisu (o ile ono następuje). W takiej sytuacji nie będziemy przetwarzać Pani/Pana danych osobowych w tych celach, chyba że będą istniały ważne prawnie uzasadnione podstawy do takiego przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności lub będą istniały podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
   • Macie Państwo również prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, w sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego – w takim wypadku nie będziemy przetwarzać Państwa danych osobowych do takich celów.
   • macie Państwo ponadto prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO. Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można skontaktować się:
   • listownie: Stawki 2, 00-193 Warszawa;
   • przy pomocy elektronicznej skrzynki podawczej, która dostępna jest na stronie https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;

8. Transfer danych do państw trzecich
   Niektóre z wykorzystywanych przez nas narzędzi lub rozwiązań wymagają transferu danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy do krajów trzecich (np. niektóre usługi chmurowe czy narzędzia marketingowe). Jeśli taki transfer danych jest konieczny dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić jak najwyższe standardy bezpieczeństwa przetwarzania Pani/Pana danych oraz ochrony Pani/Pana prywatności i wybieramy tylko takich dostawców usług, którzy taką ochronę zapewniają. Wszelkie transfery danych odbywają się na podstawie i w granicach prawa, w szczególności z uwzględnieniem Rozdziału V RODO, który przewiduje warunki transferu danych do państw trzecich.

9. Na podstawie Pani/Pana danych osobowych nie będą podejmowane decyzje, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.